Conceitos Básicos
Documentos Contábeis
Pode-se conceituar o documento contábil eletrônico como o documento que tem como suporte material o meio eletrônico. Esta alteração do suporte material do papel para o meio eletrônico oferece rapidez e agilidade no trânsito de informações, pois as informações em forma de bits poderão trafegar em alta velocidade, reduzindo os espaços e os custos na sua conservação.
Com a finalidade de identificar com mais clareza os documentos contábeis, é importante destacar as definições das Normas Brasileiras de Contabilidade:
“NBCT 2.2 - Da Documentação Contábil
2.2.1 - A Documentação Contábil compreende todos os documentos, livros, papéis, registros e outras peças, que apoiam a escrituração contábil.
2.2.1.1 - O Documento contábil, estrito-senso, é aquele que comprova os atos e fatos que originam lançamento(s) na escrituração contábil da Entidade.
2.2.2 - A Documentação Contábil é hábil, quando revestida das características intrínsecas ou extrínsecas essenciais, definidas na legislação, na técnica
contábil ou aceitas pelos “usos e costumes”.
2.2.3 - A Documentação Contábil pode ter origem interna quando gerada na própria Entidade, ou externa quando proveniente de terceiros.
2.2.4 - A Entidade é obrigada a manter em boa ordem a documentação contábil.”.
Modo Rascunho
O sistema possibilita a geração de um rascunho de um determinado documento contábil, para uma futura efetivação da sua contabilização.
Diagnóstico Contábil
O sistema permite visualizar os impactos produzidos nos saldos contábeis e as possíveis inconsistências de um determinado documento contábil, antes da sua contabilização.
Contabilização
Efetivação dos lançamentos a débito e a crédito no rol de contas contábeis de um determinado evento.
Espelho Contábil
Demonstração dos diversos lançamentos contábeis onde são mostrados os seus respectivos saldos.
Anulação Parcial e Anulação Total
O empenho poderá ser anulado, quando: A despesa empenhada não for totalmente utilizada (anulação parcial); Não houver a prestação do serviço contratado (anulação total); Não for entregue, no todo ou em parte, o material encomendado (anulação total ou parcial); A obra não tenha sido executada (anulação total); A Nota de Empenho for extraída incorreta ou indevidamente (anulação total).
Se a anulação for feita com base no item “e”, acima, a Autorização de Empenho (AE) extraída em substituição à NE anulada não será considerada posterior ao compromisso assumido, por ser ato de retificação.
Na anulação de empenho, a importância anteriormente comprometida reverte à respectiva dotação, tornando-se disponível para novo empenho ou descentralização, respeitado o regime de exercício.
A anulação será feita através de Autorização de Empenho, que deverá especificar o item ou itens anulados do empenho, bem como o motivo da anulação, e se ela é total ou parcial.
A anulação de um reforço é feita sobre a Nota de Empenho inicial, que recebeu o reforço. A anulação de um complemento é feita sobre a Nota de Empenho que fez o complemento.
Reforço
No sistema existe a figura do reforço do empenho e poderá ser emitida Autorização de Empenho para reforço de Nota de Empenho inicial, desde que esta tenha sido emitida na modalidade estimativa ou global, e tenha saldo. O valor do reforço será incorporado à Nota de Empenho (NE) que irá reforçar. Portanto, o pagamento será feito integralmente pela NE que recebeu o reforço. A Unidade Orçamentária, o Programa de Trabalho, a Fonte de Recursos, a Natureza da Despesa e a Unidade Gestora da Autorização de Empenho de Reforço serão as mesmas que as da NE que está sendo reforçada. A Modalidade de Empenho, Modalidade de Licitação e a Referência da Dispensa, serão, também, as mesmas da NE que está sendo reforçada. Exclusão Lógica
O sistema não efetua exclusão física de seus dados, mantendo assim a integridade e confiabilidades dos mesmos.
Histórico
O sistema guarda todas as alterações efetuadas em um determinado dado ou conjunto de dados.